Одновременное редактирование Word-файла

Для одновременного редактирования docx-файлов [ https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ff718249.aspx ] будем использовать версию MS Office 2016.

В библиотеке ещё нет файлов. Чтобы их туда добавить, нужно нажать на библиотеке документов кнопку Создать (см. рис. 2) и указать путь либо сначала открыть .docx-файл, поработать с ним и сохранить в доступной папке библиотеки документов, нажав Файл->Сохранить как->Обзор и введя URL ресурса (http://b-spoint/sites/docs) и имя файла (см. рис 4). В дальнейшем не нужно будет прописывать данный адрес, так как в меню появится пункт SharePoint (над пунктом OneDrive) с доступной папкой в библиотеке и можно будет производить манипуляции мышью.

Рисунок 4. Сохранение файла в среде SharePoint.

Чтобы вести совместную работу над одним файлом, первым делом в библиотеке документов нужно предоставить своему коллеге доступ к папке или файлу с правом изменять. Всех участников можно просмотреть, нажав в правом верхнем углу кнопку Общий доступ (см. рис. 5). Также количество участников можно увидеть внизу на строке состояния.

Рисунок 5. Участники редактирующего файла.

Во время одновременного редактирования .docx-файла несколькими сотрудниками место правки (строки) будет выделяться прямоугольной скобкой, у редактирующего она пунктирная, а у остальных – сплошная и без текста (пустота). Абзац, над которым работает другой пользователь, блокируется [http://ecm-journal.ru/post/Parallelnoe-redaktirovanie-v-Microsoft-Office-2010---nekotorye-tekhnicheskie-podrobnosti.aspx , http://www.oszone.net/11652/collaboration_sharepoint2010_office2010], таким образом исключается возможность конфликта при изменении одной и той же части текста разными авторами. Подведя мышкой к выделенному блоку, можно увидеть ФИО пользователя и должность, отправить ему письмо по почте, связаться голосом или написать сообщение, используя Скайп для бизнеса (см. рис. 6).

Рисунок 6. Одновременное редактирование файла.

После сохранения файла одним из авторов у других появятся сообщения Доступны обновления. Нажав на сообщение, появится новый текст, выделенный зелёным фоном. Открыв заново файл, изменения всех участников будут отображены без скобок и цветового выделения.

Существует возможность заблокировать фрагмент текста от редактирования других пользователей. Для этого необходимо выделить часть документа, нажать правой кнопкой мыши и в меню выбрать пункт Блокировать авторов. При попытке изменить заблокированную область будет выдано предупреждение о невозможности править текст. При необходимости количество авторов можно уменьшить [ https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ff718248.aspx ].

 

Одновременное редактирование PowerPoint-файла

PowerPoint позволяет работать над одной презентацией нескольким авторам в один момент, но имеются некоторые отличия по сравнению с word-документом.

Справа по нажатию на кнопку Общий доступ можно увидеть всех участников редактирования. В момент внесения правок одним пользователем у других никаких сообщений, блокировок, пометок цветом или специальными символами не происходит. Только после сохранения изменений в презентации одним из авторов у остальных участников появится сообщение Доступны обновления в строке состояния, а не на слайде. В этом и состоит неудобство, что в реальном времени не видно, кто над какой частью слайда работает.

 

Одновременное редактирование Visio-файла

Множественное внесение правок группой пользователей в Visio-файл не получается стандартным способом, как с Word и PowePoint.

При попытке открыть vsdx-файл из библиотеки сразу выдаётся ошибка “К сожалению, нам не удалось открыть файл с помощью этой функции. Приложение Visio Web Access не установлено на этом сайте”. То есть предполагается, что при наличии веб-части схемы будут отображаться на сайте (в браузере).

Чтобы осуществлять параллельное редактирование Visio-файла, необходимо на нескольких компьютерах сначала запустить само приложение Visio, в меню выбрать пункт Открыть, в появившемся окне указать путь к серверу (URL ресурса http://b-spoint/sites/docs) и выбрать в библиотеке файл.

В открытом vsdx-файле сразу заметно, что вкладка Общий доступ отсутствует, а количество авторов выводит значок в строке состояния, то есть краткая информация об авторах перенесена с правого угла вниз.

Во время изменения схемы, как и презентацией PowerPoint, никаких оповещений, выделения или блокировки области не происходит. Только после сохранения файла в строке состояния появится сообщение Обнаружены обновления, по нажатию на которое отобразятся правки.    

 

Одновременное редактирование Excel-файла

Параллельную работу с Excel-файлами на платформе SharePoint организовать не получится. Однако, для этого был найден другой способ, не относящийся к продукту SharePoint, и о нём упомянем здесь.

Чтобы редактировать xlsx-файл многим сотрудникам в один момент, необходимо файл расположить в общей папке, затем открыть его и зайти во вкладку Рецензирование, нажать кнопку Доступ к книге, в появившемся окне активировать галочку Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги) [ http://exceltable.com/vozmojnosti-excel/sovmestnyi-dostup-k-failu-excel ].

После открытия файла несколькими сотрудниками, зайдя в это же окно, можно увидеть перечень пользователей, запустившие файл (см. рис. 7), а также при необходимости отключить некоторых из них от множественной правки, нажав кнопку Удалить.

Рисунок 7. Включить общий доступ к Excel-файлу.

Во время изменения Excel-таблицы никаких оповещений, выделения текста цветом, появления специальных символов не происходит.

После сохранения файла одним пользователем границы изменённых ячеек у остальных выделяются светло-зелёным цветом, подведя курсор на которые можно увидеть ФИО автора, дату и время редактирования (см. рис 7). 

 

Работа с предыдущими версиями документа

Иногда возникает необходимость восстановить более старую версию уже отредактированного файла, например, в случае, если новые изменения оказались нежелательными. Это достигается за счёт функции версионности [https://habrahabr.ru/company/epam_systems/blog/193684/ , https://support.office.com/ru-ru/article/Принципы-управления-версиями-в-списках-SharePoint-и-библиотеки-0f6cd105-974f-44a4-aadb-43ac5bdfd247].

Чтобы определять версии файла, необходимо включить версионность для конкретной библиотеки документов. Для этого нужно открыть главную страницу нашего раздела http://b-spoint/sites/docs , зайти в параметры библиотеки, выбрать Параметры управления версиями. На странице будет предоставлено всего 4 раздела со своими параметрами: Утверждение контента, Документ: журнал версий, Безопасность для черновиков, Требовать извлечения.

Здесь мы можем определить, требуется ли утверждение содержимого («Да» означает, что документы будут находиться в черновом состоянии до их утверждения), утвердить создание новой версии при каждом изменении файлов в библиотеке, выбрать группы пользователей для просмотра черновиков, а также установить число основных версий для хранения (по умолчанию 500). Мы изменим лишь число с 500 на 10.

Теперь внесём изменения в файл и сохранимся. Далее откроем файл, допишем ряд символов и опять сохранимся, заменив существующий файл. Далее в библиотеке выделяем файл, заходим во вкладку Файлы и жмём кнопку Журнал версий (см. рис. 8). Нам будут доступны все редакционные версии документа, для которых можно выполнить восстановление или удаление.

Рисунок 8. Использование версионности файла.

Новая версия создаётся при загрузке файла с таким же именем и активированной галочкой “Добавить как новую версию к существующим файлам”, при сохранении файла после открытия и\или редактирования, во время одновременного редактирования вторым автором (по умолчанию каждые 30 минут).

При создании новой версии документа ей автоматически присваивается номер. Существуют основные и дополнительные версии. У основных версий номер – это целое число, например, 2.0, а у дополнительных – с дробной частью, например, 2.2, 2.3. Количество дополнительных версий по умолчанию составляет 512.

При достижении граничного числа создаваемых версий файла, будут затираться более ранние версии. В нашем случае при наличии 11 версии документа первой версии мы уже не увидим.       

 

Мобильные устройства

Многие сотрудники пользуются мобильными устройствами для выполнения должностных обязанностей как внутри компании, так и за её пределами.

Чтобы с мобильного устройства можно было входить в новый раздел сайта, нужно указывать полное доменное имя сервера (FQDN), то есть http://b-spoint.es/sites/docs , а также учётную запись пользователя с указанаем домена, то есть es\bubkin.dd, так как устройство не введено в домен.

 

Достоинства: редактирование документов несколькими сотрудниками одновременно, восстановление предыдущей версии файла.

Недостатки: только с Word-файлами реализована максимально удобная совместная работа.

Вывод: мы реализовали возможность совместного редактирования основных офисных файлов, научились восстанавливать их старые версии и поняли, какое удобство предоставили для пользователей. Ведь теперь совершается гораздо меньше раздражающих телефонных звонков с просьбами закрыть файл, так как настало время другим сотрудникам его править.